Alasan Mengapa Laporan Gaji Karyawan Excel Bukan Lagi Solusi yang tepat

Penggunaan Excel sebagai aplikasi pengolah data menjadi populer di awal tahun 2000-an dan mulai digunakan untuk berbagai pekerjaan seperti membuat anggaran, data aset hingga penyusunan laporan gaji karyawan. Hingga saat ini, Excel masih menjadi perangkat yang masih sering digunakan oleh banyak perusahaan untuk mengolah data.

Meski begitu, Excel dinilai sudah tidak efektif lagi dalam melakukan pengelolaan data terutama pada hal-hal yang bersifat multi-sources, salah satu di antaranya adalah pengolahan data karyawan untuk menghitung gaji.

Perhitungan gaji membutuhkan beberapa data sebagai bahan perhitungan. Data-data tersebut meliputi jumlah absensi, lembur, cuti tidak berbayar, kompensasi, pajak, dan juga jabatan.

Permasalahan muncul pada otomatisasi serta integrasi data. Dengan sistem manual seperti Excel, risiko salah perhitungan memiliki kemungkinan tinggi ditambah lagi dengan jumlah data karyawan yang masif.

Lalu, apa alasan lainnya Excel bukan lagi solusi tepat untuk membuat laporan gaji karyawan?

Keamanan Data dan Rawan Kecurangan

Salah satu alasan kenapa Excel tidak lagi direkomendasikan untuk keperluan pengolahan data adalah masalah keamanan data.

Data pada Excel sangat mudah untuk dicurangi karena akses data hanya bisa dilakukan satu arah dan juga mudah digunakan dan dihapus. Sehingga praktik fraud atau kecurangan besar terjadi.

Selain kecurangan internal, keamanan data pada Excel juga rawan disalahgunakan oleh pihak luar yang tidak bertanggung-jawab karena penyimpanan dilakukan dalam satu hardware.

Memakan Waktu

Alasan lainnya kenapa Excel mustahil untuk digunakan pengolahan data yang lebih profesional karena memakan waktu.

Meski software Excel sudah dilengkapi dengan rumus dan fitur-fitur otomatisasi, proses pengelolaan data tetap dilakukan secara manual oleh pengguna yaitu divisi Human Resource (HR) atau bagian personalia.

Excel tidak bisa mengolah data secara real-time dan otomatis dan hanya bisa dilakukan ketika data dimasukkan secara manual. Bayangkan jika Anda memiliki data karyawan yang masif, berapa lama waktu yang Anda perlukan untuk menghitung semuanya satu persatu?

Human Error

Dengan proses input data dan alokasi perhitungan yang dilakukan secara manual, penggunaan Excel sebagai alat perhitungan gaji memiliki risiko yang sangat besar.

Kesalahan yang sering terjadi dalam menghitung gaji contohnya adalah lupa hari terakhir pergantian periode penggajian, pengabaian pajak, miskalkulasi lembur dan cuti, salah perhitungan gaji berdasarkan jabatan, hingga lupa merekam segala perubahan data pada aplikasi penggajian.

Apabila kesalahan-kesalahan tersebut terjadi terus menerus, proses pembayaran gaji bisa menjadi awal kegagalan kegiatan bisnis Anda.

Sulit Melakukan Konsolidasi Data

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, informasi penggajian terdiri dari data-data besar yang terpisah. Sulit sifatnya bagi pengguna untuk melakukan konsolidasi antara satu data dan lainnya menggunakan Excel. Hal tersebut akan semakin menyulitkan apabila Anda memiliki beberapa kantor cabang. 

Sebenarnya Anda bisa menggunakan Excel dengan memasukkan dan mencocokkan data satu-per-satu secara manual atau melakukan lookups secara berulang. Namun, hal tersebut akan sangat memakan waktu dan juga menuai risiko data yang tidak komprehensif.

Kapasitas

Semakin besar data yang diolah dalam Excel maka semakin besar ruang penyimpanan yang digunakan. Seperti contohnya, file Excel yang memiliki 3000 baris data biasanya akan memakan kapasitas yang cukup besar.

Bayangkan jika Anda memiliki ratusan data Excel yang berkapasitas besar dalam satu komputer. Pertama, Anda mungkin akan kesulitan mencari data dari periode-periode sebelumnya. Kedua, data menjadi mubazir. Ketiga, berkurangnya memory space akan mengganggu performa hardware Anda.

Beralih ke Sistem Laporan Gaji Karyawan Berbasis Cloud

Memasuki tahun 2010-an, banyak pengembang yang membuat sebuah sistem perhitungan dan laporan gaji karyawan berbasis cloud dalam bentuk software HRIS dan payroll.

Berbeda dengan sistem pengolah data Excel, software payroll berbasis cloud memudahkan karyawan HR atau personalia untuk melakukan pengelolaan data karyawan terutama penggajian secara mudah dan otomatis.

Tidak seperti cara manual di mana data disimpan dalam perangkat hardware yang memiliki risiko lebih tinggi terhadap keamanan data, cloud memungkinkan Anda menyimpan data karyawan pada sebuah server internet.

Melalui aplikasi penggajian karyawan berbasis web, karyawan HR kini hanya berfungsi sebagai user saja dan semua pengolahan data dilakukan secara otomatis oleh program. Selain itu karyawan juga bisa mengakses data di mana dan kapan pun dengan cepat.

Dengan software payroll, Anda dapat dengan mudah melakukan konsolidasi dan integrasi data tanpa harus melakukan aktivitas berulang yang berisiko terhadap human error.

Misalnya, data absensi akan terekam secara real-time dan otomatis akan diolah dalam sistem perhitungan gaji sehingga Anda tidak perlu lagi memasukkan dan mencocokkan data absensi secara manual.

Anda bisa memangkas waktu operasional dan bisa berfokus pada hal-hal strategis lainnya dengan mengandalkan software payrolll pada sistem perhitungan dan penyusunan laporan gaji karyawan.

Penutup

Itulah alasan Excel bukan lagi solusi untuk laporan gaji karyawan terutama di era industri digital yang menuntut perusahaan untuk bekerja dengan cepat. Selain proses manual yang memakan waktu, menghitung gaji dengan Excel juga berisiko terhadap keamanan data.

Namun hal ini tidak membuat Excel sebagai program yang haram untuk digunakan dalam pengelolaan karyawan. Anda tetap bisa menggunakan Excel sebagai media penyajian data laporan gaji yang telah diproses pada sistem payroll otomatis.

Berbicara tentang sistem HRD atau software payroll, Anda bisa mempercayakannya kepada Talenta. Sebagai software as a service di bidang HR, Talenta telah banyak dipercaya oleh banyak perusahaan.

Fitur lengkap Talenta memudahkan Anda untuk melakukan pekerjaan HR secara otomatis. Mulai dari absensi online, pengajuan cuti melalui smartphone, hingga manajemen pengeluaran karyawan.

Cari tahu selengkapnya tentang Talenta, dan dapatkan free demo di sini!